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Comment s’organiser pour être plus productif

Pour réussir ses études et son travail il n’y a pas de secret, tout est question d’organisation et de travail. À partir du moment où je l’ai compris, ma vie est devenue beaucoup plus simple et j’ai réussi beaucoup plus de choses, plus facilement. Les méthodes et outils dont je vais vous parler sont valables à la fois pour s’organiser dans les cours au collège, lycée et études supérieures, mais aussi dans le travail et dans sa vie personnelle. Ces méthodes d’organisation pour être plus productive m’ont permis de gagner du temps au quotidien et d’accomplir beaucoup plus de choses. J’espère qu’elles pourront vous aider !

Faire des listes

On a tous de nombreuses choses à faire, que ce soit pour l’école, les études, le travail ou notre vie perso. Ces choses-là trottent sans arrêt dans notre tête et nous perturbent de plus en plus. Le meilleur moyen de se décharger d’un poids et de s’organiser c’est déjà de poser toutes ces choses à faire par écrit. 

C’est plus facile de savoir exactement les tâches que l’on a à faire quand on les a écrites sur un papier, un cahier ou sur l’ordinateur, et cela permet aussi de ne rien oublier !

Déterminer l’importance des tâches

Une fois vos tâches écrites sur un papier, je vous conseille de les organiser par ordre d’importance. Certaines choses prennent beaucoup de temps à faire alors qu’elles ne sont pas très importantes. Si vous n’organisez pas vos tâches par ordre d’importance vous risquez de faire des choses de moindre importance et de ne plus avoir le temps de faire les tâches vraiment importantes.

Pour illustrer cela, je me souviens toujours d’une histoire que j’ai lu dans un livre de développement personnel : L’histoire du professeur et du bocal. C’est l’histoire d’un professeur qui remplit un bocal avec des balles de golf, puis il demande à ses élèves si le bocal est plein. Ils répondent tous que oui, il est bien plein. Le professeur prend alors un récipient rempli de petits cailloux et les verse dans le bocal. Il repose alors la même question aux élèves. Ces derniers affirment encore une fois unanimement que le bocal est plein. Le professeur, avec un sourire, sort cette fois un sac de sable et le verse dans le bocal. Le sable remplit les espaces entre les balles et les cailloux. Il repose alors la question : “Et là, le bocal est-il plein ?” Cette fois les élèves affirment qu’il est bien plein et ont raison.

Quand j’organise ma journée, je repense à cette histoire en me disant que le bocal représente ma journée, que les balles sont mes tâches les plus importantes et doivent être faites en premier. Ensuite viennent les taches un peu moins importantes, qui sont représentées par les cailloux. Et enfin, viennent les choses qui ne sont quasiment pas importantes, représentées par le sable.

Si vous commencez par remplir le bocal avec du sable, vous n’aurez aucune place pour ajouter les balles et les cailloux. Si vous remplissez vos journées de petites tâches peu utiles, vous n’aurez aucune possibilité de faire les choses les plus importantes.

Alors classez les choses que vous devez faire en 3 catégories : Très importantes, importantes, peu importantes. Ensuite, vous pourrez alors organiser votre journée, votre semaine ou votre mois.

Organiser ses semaines grâce à des outils d’organisation

J’ai testé plusieurs outils d’organisation. Je vais vous présenter ceux que je trouve les plus pratiques, comme ça vous pourrez choisir ce qui vous convient le mieux.

Je commence par vous parler de Trello. Le but de Trello est de créer un ou plusieurs tableaux constitués de plusieurs listes. Dans chaque liste vous pouvez ajouter des tâches. Sur chaque tâche, vous pouvez ajouter une étiquette de couleur en fonction du code couleur que vous voulez utilisez. Par exemple, pour moi l’étiquette rouge signifie “urgent”. Personnellement j’ai un tableau pour ma vie personnelle que je vous montre en dessous, et puis ensuite je crée des tableaux pour des projets en groupe pour mon école dans lequel j’invite les membres de mon groupe. L’avantage c’est que vous pouvez partager votre tableau avec plusieurs personnes afin qu’elles y participent aussi. Ça offre une bonne vision des tâches urgentes, commencées, terminées, selon les étiquettes que vous choisissez. J’utilise maintenant Trello avec ma responsable au travail, et depuis le travail est beaucoup mieux organisé !

J’utilise également Paper de Dropbox pour noter mes objectifs du mois ou les choses que je dois faire chaque mois. Je fais différentes catégories pour bien classer mes objectifs sportifs, mes objectifs à l’école, et mes projets perso. Je fais la même chose pour l’année. Avoir mes objectifs de l’année et de chaque mois par écrit me permet de toujours les garder en vue. J’ouvre mes documents très souvent, pour prévoir mes journées et organiser mes semaines. Si je n’écrivais pas tout ça sur Paper je ne saurais pas où aller et je me disperserais dans des choses peu importantes qui ne me permettront jamais d’accomplir mais véritables objectifs.

Un outil que j’aime aussi beaucoup mais que je n’utilise pas tout le temps car cela représente beaucoup de travail dans le visuel : le bullet journal. Je l’ai utilisé pendant plus d’un an pour programmer mes semaines et également pour faire un suivi journalier de mes habitudes. C’est un super outil pour mettre en place des habitudes en faisant un “habits tracker”. Je vous mets quelques images de mon bullet journal mais vous pouvez aussi aller voir des idées sur Pinterest.

J’utilise également Google Calendar pour prévoir mes journées, mes semaines, mes rendez-vous… C’est très pratique car une fois vos tâches planifiées, vous pouvez recevoir des notifications à chaque fois que vous devez commencer une nouvelle tâche.

Je n’utilise pas tous ces outils en même temps, je vous conseille d’en choisir 1 ou 2. En ce moment j’utilise Google Calendar et Trello pour le travail. Et j’utilise Paper de Dropbox et un tableau blanc sur lequel je note simplement ce que j’ai à faire d’important dans la journée.

Faire des bilans

C’est super de prévoir des choses et d’organiser ses journées à l’avance mais il est très important au fur et à mesure de noter ce que vous avez pu faire ou non, et à la fin de la semaine ou du mois, de faire un bilan. Cela permettra de voir si vous aviez bien programmé vos journées ou vos semaines, ou si au contraire vous avez trop surchargé vos journées et vous vous retrouvez avec la moitié des choses inaccomplies. Dans ce cas, il faut trouver la source du problème. Est-ce que vous avez prévu trop de choses qui prennent du temps dans la journée ? Est-ce que vous avez dépensé trop de temps pour des choses peu importantes ? Est-ce que vous avez été distrait(e) par quelque chose et vous avez ainsi perdu beaucoup de temps ? Trouvez le problème et réorganisez-vous autrement s’il le faut.

Les bilans vous permettront aussi d’être fier(e)s de tout ce que vous avez accompli.

Sur Paper par exemple, je mets un ✅ à côté de chaque objectif accompli. Sur Trello j’utilise l’étiquette de couleur verte pour les tâches terminées.

J’espère que cet article vous a été utile et si vous connaissez d’autres méthodes d’organisation vous pouvez me le dire en commentaire ou sur Instagram 😊

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